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考察预定会场——秦皇岛碧海会议中心

 编辑:秦皇岛碧海会议中心 来源:原创  时间:2008-2-19 19:32:00

 地点选择:选择适合的会议场所,必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

  ◆ 按类型划分

  商务型酒店:这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
 

  度假型酒店:这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。
 


  ◆ 按地理位置
  中心酒店:在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。
  市郊酒店:对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店是大受欢迎的。
 


  比较价格:在确定数家会议场所以后需要同会议场所的销售部门直接联系,进行一个非常详细的报价咨询,予以比较后从中选择最优方案并做进会议整体计划中,同时需要同1、2个会议场所保持联系以备急需时调整。考虑另一家酒店作为“备选”,以便谈判一旦失败不至于太被动。
  做好年会预算并联系好几家会议场地后,进行实地考察是十分重要的,考察后再最终选定一家场地并提前预定。

  会议场所实地考察:视察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;协调会务工作人员的活动;根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节。

  会议场所的确立预定:根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。根据需要,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。
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