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预期计划与执行——秦皇岛碧海会议中心

 编辑:秦皇岛碧海会议中心 来源:原创  时间:2008-2-19 19:32:00

按照预期计划履行方案,在执行过程中,要做到耐心、细致与周到……

  在年会执行过程根据不同年会形式,需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶点安排和摄影摄像等事项。

1、餐饮安排

  根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等;

  餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。

  类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制,很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求,可以事先制订餐标及餐谱,特殊要求者可以和餐厅协商。

  围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

  会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。

2、交通安排

  重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人数较多,身份较高,如果在主办者所在地,车辆调度可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调度就值得好好研究。

  通常,异地举办会议基本上委托当地专业机构代理,车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通,还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方,通常只提出用车要求及安排要求,而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。

  因此,主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

3、旅游安排

  实际上,年会考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

  短线旅行旅程很少离开会展举办地500公里以上,时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上,时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。

4、司仪安排

  如果是客户答谢年会,必要的礼仪显得温馨,而员工大会则可以较少考虑安排司仪。

  礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察,另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。各种主题的会议对礼仪的要求不一样,学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅,不能抢了专家及政府要员的形象,而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业或产品的品质形象要求一致。

5、秩序维护

  对于会议而言,无不希望有良好的秩序。小型会议特别是企业内部会议秩序基本不用控制,但大型会议,秩序的控制就显得很重要。大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制,如果需要保密,代表证可以特制,印制有代表的数码身份照片,会场入口设立保安来维护为好。

6、茶点安排

  茶点对于一般的大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶点是很重要的。茶点的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会,当然提供的饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。通常茶点的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶点开放时间要求等等。

7、摄影摄像安排

  摄影摄像安排:根据会议的级别和要求,需要安排专业的摄影摄像人员对会议进行全程拍摄,拍摄以后还需要考虑是否将资料制作成光盘分发给。
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